Règlement intérieur

Article I.       Champs d’activité de la fédération

La fédération regroupe les sociétés ou associations qui représentent les chirurgiens généraux et viscéraux et digestifs. Les champs d’activité qui la concerne pour mener à bien ses objectifs sont définis :

• Chirurgie viscérale et digestive
• Chirurgie des parois de l’abdomen
• Chirurgie de l’obésité morbide
• Chirurgie des organes hématopoïétiques
• Chirurgie endocrinienne
• Chirurgie générale de l’adulte
• Chirurgie générale de l’enfant
• Chirurgie d’urgence chez l’adulte

Article II.     Qualité de membres de la fédération

Une société ou association devient membre de la FCVD par agrément du CA. Cet agrément doit s’obtenir à la majorité des voix présentes ou représentées du conseil d’administration.

Pour cela la société ou association candidate doit remplir les conditions suivantes :

• Son objet rentre dans les champs d’activité de la fédération et dans les objectifs de la fédération définis par les statuts
• Elle est représentative de la profession.
• Elle s’engage à participer aux actions de la fédération dans le cadre de ses objectifs
• Elle approuve le règlement interne de la fédération

Article III.    Représentativité des membres au sein de la fédération

• Au sein du Conseil d’Administration :

Chacune des sociétés ou associations qui composent la fédération est représentée au CA par deux membres qui sont aux mieux représentatifs des différents modes d’exercice de la profession.

• Au sein de l’Assemblée Générale :

En assemblée générale, la représentation de chaque membre est proportionnelle au nombre de cotisants : aux membres du conseil d’administration s’ajoutent des représentants supplémentaires selon la règle d’un représentant par centaine de membres à jour de cotisations au-delà de 300, dans la limite de 5 représentants.

Les sociétés membres qui se considèrent comme concernées par cette règle doivent produire le bilan financier de l’année précédente avec le montant des cotisations afin de déterminer le nombre de leurs représentants supplémentaires.

(Article 8 des statuts)

Article IV.   Fonctionnement du bureau

• Fonctionnement

Pour mener à bien ses missions, le bureau se réunit mensuellement

Le calendrier des réunions de bureau est défini lors de la première réunion de bureau de l’année civile.

Les réunions de bureau se déroulent généralement physiquement ou éventuellement par audio/vidéoconférence

Le bureau est présidé par le président élu de la fédération.

La composition du bureau s’efforce de respecter au mieux les conditions de représentativité de la profession définie dans les statuts.

Chaque association ou société membre non représenté au sein du bureau peut désigner un représentant pour y être invité à titre consultatif.

Le secrétaire général, sous l’autorité du président, est chargé d’organiser les réunions de bureau, des conseils d’administration et des assemblées générales et d’en préparer les ordres du jour.

Aucune rétribution ne sera allouée aux dirigeants pour leurs fonctions de dirigeants au sein de la fédération.

Tout membre du bureau est considéré comme membre de droit des commissions ainsi que de toutes structures créées par la fédération pour atteindre ses objectifs

• Personnalités qualifiées :

Pour assurer ses missions d’évaluation des pratiques et accréditation, le bureau s’adjoint le concours de présidents de commissions, en charge de chacun des thèmes. Ils sont désignés sur proposition du président de la fédération, par le conseil d’administration et participent aux réunions statutaires et de bureau avec voix consultatives.

Le bureau peut décider de s’adjoindre à tout moment des compétences dont il a besoin. Sous l’autorité du président le secrétaire général est chargé de la convocation de ces personnes.

Article V.     Actions de bonnes pratiques ; missions de Formation Evaluation Accréditation.

Préambule :

La FCVD n’est pas une société savante et à ce titre n’a pas comme objectif de concurrencer ses sociétés membres.

Le Conseil d’Administration est responsable de la création de structures permettant la mise en application des objectifs de formation, évaluation et accréditation de la fédération.

Le Bureau assure le pilotage de ces structures dont la production est soumise à un rapport annuel qui doit être validé par le conseil d’administration.

Chaque commission a un mode de fonctionnement qui lui est propre à condition qu’il soit approuvé par le bureau.

Elles sont constituées de membres représentant l’ensemble des composantes de la FCVD.

Le Bureau nomme pour chaque commission un vice-président qui garantit la qualité scientifique de son fonctionnement.

La FCVD peut coordonner des études de novo, à condition que les sujets retenus soient conformes aux objectifs définis de la FCVD.

Pour se faire, les vice-présidents proposent conjointement au bureau un programme de travail précisant les travaux respectifs et un échéancier.

• VISCERISQ

Composition

Une commission dénommée OA.VISCÉRISQ a été créée au sein de la fédération afin d’assurer la gouvernance de l’accréditation.

Sont membres de droit dans cette structure :

• les membres du bureau de la fédération
• les experts pour l’accréditation

Sont également membres de cette commission des représentants des médecins engagés dans l’accréditation. Le bureau détermine les modalités de recrutement de ces médecins engagés.

Les membres de la commission peuvent démissionner ou faire l’objet d’une décision d’exclusion par décision du Bureau de la FCVD.

La nomination des membres tient compte d’une juste représentation de la profession (mode d’exercice, établissement où exerce le médecin…) et de la qualité des membres dans des domaines comme la gestion des risques, l’évaluation des pratiques professionnelles, l’expertise scientifique… L’implication des représentants des sociétés savantes de la discipline, dans cette commission, garantit la rigueur et la qualité scientifique de ses actions.

Missions

Cette structure a la charge de l’ensemble du processus d’accréditation notamment :

• La politique de gestion des risques,
• L’élaboration du référentiel risque de la spécialité,
• La définition des EIAS ciblés,
• L’évaluation des médecins engagés,
• L’émission des avis d’accréditation…

VISCERISQ est chargé d’un rapport annuel qui est soumis pour approbation au Conseil d’Administration de la FCVD puis transmis à la HAS.

Confidentialité des données

En tant que sous-traitant de la HAS, l’OA-FCVD s’engage à :

• Traiter les données uniquement pour les finalités du dispositif d’accréditation des médecins définies ci-dessus ;
• Garantir la sécurité des données traitées ;
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du dispositif d’accréditation ;
• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dans le cadre de l’agrément de l’organisme :
  • S’engagent à respecter la confidentialité ;
  • Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
• Tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement ;
• Demander l’autorisation de la HAS pour faire appel à un autre sous-traitant et garantir, le cas échéant, le respect des obligations du présent engagement par cet autre sous-traitant ;
• Transmettre à la HAS toutes les demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement ;
• Alerter la HAS sans délai de toute violation de données à caractère personnel.

Fonctionnement

La fédération met à disposition de OA.VISCERISQ la structure administrative et logistique de la FCVD.

Le fonctionnement de VISCERISQ est défini dans le dossier d’agrément de l’HAS.

• FCVD

La FCVD est organisme agréé pour la formation continue et le développement professionnel continu.

Le Commission ODPC.FCVD a la charge de l’élaboration, de la promotion des programmes DPC, de l’examen des actions réalisées et proposées à validation.

Composition :

Une commission dénommée ODPC.FCVD a été créée au sein de la fédération afin d’assurer la gouvernance du DPC.

Sont membres de droit dans cette structure :

• les membres du bureau de la fédération
• les concepteurs de programme DPC délivrés par la fédération

Sont également membres de cette commission des représentants des médecins participants aux programmes DPC de la fédération. Le bureau détermine les modalités de recrutement de ces médecins.

Chaque membre peut démissionner ou faire l’objet d’une décision d’exclusion de la commission par décision du Bureau de la FCVD

La nomination des membres tient compte d’une juste représentation de la profession (mode d’exercice, établissement où exerce le médecin…) et de la qualité des membres dans des domaines comme la gestion des risques, l’évaluation des pratiques professionnelles, l’expertise scientifique… L’implication des représentants des sociétés savantes de la discipline, dans cette commission, garantit la rigueur et la qualité scientifique de ses actions.

Pour chaque programme mis en place par la Fédération, un référent est chargé de coordonner les travaux pédagogique et scientifique.

Fonctionnement :

A l’image de l’accréditation, la fédération met à disposition de ODPC.FCVD la structure administrative et logistique de la FCVD.

La structure ODPC.FCVD garde sa pleine autonomie pour les missions qui lui sont propres mais le bureau veille à ce que les groupes de travail ODPC.FCVD et VISCERISQ puissent travailler sur de mêmes objectifs..

Le fonctionnement de la structure DPC / Formation est signalé dans le dossier d’agrément de l’HAS.

Missions :

La commission doit veiller à :

• L’adéquation entre la formation initiale et les besoins de la pratique professionnelle en chirurgie générale et viscérale et digestive,
• La qualité de la formation continue des professionnels,
• La qualité et la sécurité des soins par l’amélioration des connaissances, par l’évaluation et l’amélioration des pratiques professionnelles et de la qualité de vie au travail, par l’analyse et la maîtrise du risque dans le domaine de la chirurgie générale et viscérale et digestive,
• La mise en œuvre des dispositifs de développement professionnel continu (DPC), d’Accréditation et de la future certification et valorisation périodique du parcours professionnel des médecins, en adéquation avec les préconisations du CNP.CVD.
• La conception des actions de formation découle :
• Dans le cadre des actions de formations-DPC conçues par la Fédération, de l’identification des besoins des professionnels, de la dynamique et enjeux scientifiques de la Discipline, ainsi que de sa politique de gestion des risques avec sa composante accréditation en particulier des analyses de la base de retour d’expérience menée par VISCERISQ.
• Dans le cadre des actions de formations-DPC conçues par la Fédération en collaboration avec ses partenaires et sociétés savantes,

Méthode d’élaboration des actions :

L’élaboration des programmes correspondants répond à la fois aux orientations nationales de DPC et aux modalités et méthodes définies par la HAS.

La conception des programmes de DPC procède de l’identification des besoins des professionnels, de la dynamique et enjeux scientifiques de la Discipline, ainsi que de sa politique de gestion des risques avec sa composante accréditation. Les actions cognitives du DPC sont mises en oeuvre par différentes structures partenaires et labellisées par la FCVD sur la base du respect de l’indépendance scientifique et de la transparence financière.

La commission s’adjoint le concours de toute personnalité qualifiée et/ou personne morale extérieure afin de satisfaire aux exigences d’élaboration de programmes DPC, notamment concernant des programmes dont l’objectif serait pluriprofessionnel ou pluridisciplinaire.

Article VI.   Experts de la FCVD

Experts pour l’accréditation

Les experts sont recrutés par le bureau de la FCVD. Ils sont retenus sur l’analyse de leur curriculum vitae et si nécessaire un entretien assuré par le bureau de la FCVD, la liste des experts est validée par le Conseil d’Administration de la FCVD.

Les critères de sélection des experts sont les suivants :

• Être membre et être proposé par une des composantes de la FCVD et être reconnu par le Conseil de l’Ordre en tant que spécialiste de Chirurgie Générale ou Viscérale et Digestive.
• Remettre une déclaration de conflit d’intérêt renseignée de manière sincère et honnête.
• Avoir une expérience professionnelle en établissement de santé privé, PSPH ou public.
• Être représentatifs de tous les modes d’exercice et des différents lieux d’exercice.
• Ils doivent exercer dans la spécialité depuis au moins 10 ans soit comme spécialiste de chirurgie viscérale et digestive soit comme spécialiste de chirurgie générale à condition que leur activité principale soit la chirurgie digestive, viscérale et ou endocrinienne.
• Les experts sont compétents ou expérimentés en gestion des risques médicaux. Seront pris en compte pour motiver le choix : la participation dans des activités de gestion des risques, d’amélioration de la qualité de la pratique professionnelle, de CLIN, CLUD, de vigilance, d’activité dans la certification des établissements, de démarche individuelle ou collective d’EPP, l’exercice d’une fonction d’encadrement et une expérience de conduite de projets d’amélioration…
• Il n’existe pas de seuil d’activité clinique minimum pour recruter un expert à condition que ses compétences soient reconnues par ses pairs.
• Un expert ne peut être recruté s’il a cessé d’exercer dans la spécialité.
• Il s’engage à assurer les fonctions d’experts auprès de la FCVD pour une période de 4 ans renouvelable automatiquement

Les experts s’engagent à :

• Suivre la formation HAS
• A respecter la confidentialité des données traitées
• A traiter les données uniquement pour les finalités du dispositif d’accréditation des médecins
• Garantir la sécurité des données traitées
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du dispositif d’accréditation
• Maîtriser le référentiel risque de la spécialité

La fonction des experts est de :

• Accompagner le médecin engagé dans le processus individuel d’accréditation,
• Participer, au sein des groupes de travail de VISCERISQ, aux activités de gestion des risques nécessaires à l’élaboration des recommandations : analyser en continu les EIAS enregistrés dans la base REX, évaluer la performance du programme d’amélioration, aider à mettre en œuvre les programmes d’amélioration de la sécurité des pratiques et évaluer leurs performances.
• Participer aux commissions risques spécialité et risques inter-spécialité

L’expert ne peut intervenir ni sur son propre dossier, ni sur celui des médecins exerçant dans le(s) même(s) établissements.

Une formation des experts à l’analyse des dossiers d’accréditation sera organisée au moins chaque année sous la forme d’un séminaire par VISCERISQ.

Des indemnités pourront être versées en fonction du bilan financier prévisionnel de la FCVD.

Les remboursements des dépenses de déplacement se feront sur justificatifs

Chaque expert s’engage à respecter la charte déontologique de la FCVD (Cf. annexe 1)

Les experts ainsi nommés peuvent démissionner ou faire l’objet d’une décision d’exclusion par le Bureau de la FCVD.

Concepteurs et formateurs de programme DPC

Leurs rôles et fonctions seront déterminés en fonction des besoins.

Modalité de choix des concepteurs

Afin de choisir ses concepteurs de programmes, la Fédération prend en compte :

• La Déclaration d’Intérêt
• La Charte de la FCVD
• Le Curriculum Vitae
• Le projet de programme porté par le concepteur

Ces éléments sont mis à l’ordre du jour de la réunion de la Commission DPC-Formation et validés par son Président.

 Modalités de choix des formateurs

Les intervenants sont sélectionnés en fonction de

• Leur expertise sur le sujet objet du programme DPC
• Leur expérience en tant que formateur ou animateur de programmes d’amélioration des pratiques ou de formation continue
• Leur déclaration d’intérêt
• La charte de la FCVD
• Leur curriculum vitae

Chaque concepteur et formateur s’engage à respecter la charte déontologique de la FCVD (Cf. annexe 1)

Article VII. Productions, Indemnisations

Le fonctionnement de la fédération repose sur l’implication des représentants des membres de la fédération au sein du bureau et du conseil d’administration, des commissions de gouvernance scientifique et professionnelle, du groupe des experts, des commissions pour le DPC et l’Accréditation. Cette implication doit être représentative de l’ensemble de la profession (PH, PUPH, salariés, libéraux).

Pour cela des mesures financières compensatrices pourront être décidées, sur proposition du bureau, par le conseil d’administration afin d’assurer dans le cadre de ces différentes missions la participation de tous.

Les dirigeants de la fédération ne perçoivent pas au titre de leur fonction de dirigeant de rémunération.

L’activité de la fédération dans le cadre de ses différentes missions se traduit par la production de textes, rapports, recommandations,  par des actions de prestation de service notamment dans le cadre de l’accréditation et du DPC / Formation (bilan d’accréditation, analyse des EPR et de la base REX, accompagnement des accrédités, conception de solution sécurité patient (SSP), intervention de formation, conception de programmes, participation à des réunions techniques, etc…) et tous autres travaux impliquant la fédération.

Toutes ces productions peuvent faire l’objet d’une rémunération basée sur une note d’honoraires validée par le trésorier.

La base de rémunération est :

1. Indemnisation du temps passé :
   1. 5C par journée + 4C supplémentaire en cas d’activité libérale.
   2. 2,5C par demi-journée + 2C supplémentaire en cas d’activité libérale
   3. Valeur unitaire du C = 80,00 € HT.
2. Indemnisation accréditation
   1. Validation d’un bilan : 300,00 € HT
   2. Validation d’une demande d’engagement : 30,00 € HT

D’une manière générale il revient au conseil d’administration de faire évoluer la règle d’indemnisation si nécessaire.

Remboursement de frais :

Les frais et débours, occasionnés pour l’accomplissement du mandat d’administrateur sont remboursés sur pièce justificatives.

Les frais des experts et autres intervenants aux projets menés par la FCVD, doivent donner lieu à une autorisation préalable de prise en charge et sont remboursés sur justificatifs après validation du remboursement par le trésorier.

Toute production émanant des différentes activités de la FCVD ne pourra faire l’objet d’exploitation, de communication ou de publication qu’au nom de la FCVD. Cette exploitation fera l’objet d’un accord préalable des membres du bureau.

Article VIII. Site internet

La fédération dispose d’une page dédiée du site internet du conseil nation professionnel de chirurgie viscérale et digestive et d’un site indépendant : www.fcvd.fr

Règlement intérieur validé le 15 juillet 2020 par décision du conseil d’administration

Dr Jean-Francois GRAVIÉ
Secrétaire Général

Dr Jean GUGENHEIM
Président